…

Sokan a tökéletesre törekszenek, de ezzel rengeteg idő elmegy. Találd meg azt a terméket vagy szolgáltatást, ami a fentieknek megfelel, teszteld le és vágj bele élesben! Majd működés közben értékeld a felhasználói visszajelzéseket, végezd el a finomhangolásokat, és persze nem szabad elhanyagolnod a folyamatos fejlesztéseket sem.

Esettanulmány:

1. A Mailchimp története⁵

Talán ismerős számodra is a MailChimp név, amely az egyik legnagyobb e-mail marketing szolgáltató cég a világon, 2017-ben több, mint 14 millió ügyfelük volt már 200 országban.

A cég egy üdvözlő e-maileket küldő rendszernek indult egy háttér projektként 1999-ben. Nem sokkal később bebizonyosodott, hogy hibás volt a tulajdonosok ötlete és weboldal készítéssel kezdtek foglalkozni. Később észrevették, hogy az ügyfeleknek szükségük van e-mail marketing szolgáltatásokra, mivel egyre többen érdeklődtek felőle. Fejlesztettek hát egyet, amihez fel tudták használni a korábban felépített rendszerüket. Ez a rendszer volt a MailChimp.

Az alapítók tehát ebben az esetben nem valós szükséglet, igény alapján hozták létre a terméküket, ám utána a valós ügyfelek visszajelzései alapján tesztelhették, hogy mi az a probléma, amelyre azok megoldást keresnek. Az eszköz ugyanaz volt, viszont más lett a cél és a vásárlói kör. Az évek során pedig erre fókuszálva, egy világszinten ismert vállalkozást hoztak létre. A tanulság az, hogy érdemes kitartóan próbálkozni és nyitott szemmel figyelni, majd értékelni a visszajelzéseket.

„Nem buktam el, csak találtam 10.000 utat, ami nem járható.”

Ez az egyik kedvenc mondatom az újratervezésről, az újragondolásról. Thomas Edison mondta ezt, aki minden idők egyik legnagyobb feltalálója volt. Olyan fontos találmányok kötődnek a nevéhez, mint például az izzólámpa és a mikrofon. A fenti mondatát érdemes megjegyezned, ha elbizonytalanodsz a folytatásban.

…

Hogyan kormányozd a hajódat sikeres vizekre?

Képezd magad:

A kezdő vállalkozások közel 50%-a nem éri el az 5 évet. Tudom, ez nem túl bíztató, DE oka is van ennek, mégpedig az, hogy sokan nem értenek hozzá, nem vértezik fel magukat tudással vagy nem kérnek szakértői segítséget. Egy vállalkozás indításához elengedhetetlen egy alapszintű vállalkozói tudás, ösztönből hosszútávon sikeresen általában nem lehet vállalkozni. 

Tervezz és értékelj!

Nagyon fontos az ötlet után a pénzügyi kalkuláció, a piac felmérése, az üzleti terv készítés – és végül megnézni és megtervezni, hogy hogyan és mennyi profit és jövedelem várható ebből. Azért írom, hogy várható és nem azt, hogy lesz, mert ezek még csak becslések, tervek, vágyak. Majd működés közben kiderül, hogy mit termel valóban meg a cég.

Emellett meg kell tervezni, fel kell mérni és át kell gondolni mindent, majd le kell ellenőrizni, mielőtt elindul a vállalkozás. És működés közben is meg kell ezt tenni!

A terveket követned kell és az új információkkal, eseményekkel korrigálnod, miközben törekszel a megvalósításra.

Ismerd meg a kockázatokat és szelídítsd meg!

A tervezés szakaszában érdemes feltárni a kockázati tényezőket, mert jobb félni, mint megijedni…

A kockázatmenedzsment része a kockázatok felmérése, a bekövetkezésük valószínűségének átgondolása és a hatásuk értékelése. Ha végig mész azon, hogy mi következhet be és mi a legrosszabb, ami történhet, ha nem tudod kivédeni – és azt is átgondolod, hogy mit teszel, ha megtörténik –, akkor felkészülten és magabiztosabban nézhetsz a jövőbe.

Légy rugalmas, alkalmazkodj és reagálj:

A vállalkozói lét folyamatosan új helyzeteket hoz, kihívások elé állítja az embereket. Fontos, hogy tudj változtatni az elképzeléseiden akkor is, ha baj történik és alkalmazkodni a kialakult helyzethez. 

Ha a kockázatmenedzsment során cselekvési tervet is készítettél, már tudod, hogy mit tegyél, ha bekövetkezett az adott esemény.

Gondolkozz és cselekedj. Tervezd újra még a stratégiádat is, ha kell.

Csak megfontoltan alapíts céget:

A cégalapítás egy szükséges adminisztratív dolog, amit azért csinálunk, hogy a vállalkozásunkat törvényes keretek között működtessük. Manapság, a cégalapítás illetékmentesége és a törzstőke házipénztárba való „befizetése” sok meggondolatlanságra ad lehetőséget, sokkal könnyebben lehet céget alapítani, de annál nehezebb megszabadulni tőle.

Azért tettem a befizetést idézőjelbe, mert megszűnő vállalkozásoknál gyakran tapasztalható, hogy már a kezdeti tőke sem állt rendelkezésre, és csak „papíron” történt meg a 3 millió forintos törzstőke befizetése a cég házipénztárába. Ez amellett, hogy nem szabályos, rendkívül meggondolatlan lépés is, hiszen saját magát csapja be a vállalkozó ezzel a lépéssel.

Ezért fontos, hogy először gondold át, tervezd meg, megfelelő szakemberrel beszéld át, hogy valóban szükséged van-e cégre a tevékenységedhez vagy elég az egyéni vállalkozás. Ha pedig cég kell, akkor milyen formában és milyen keretek között.

• Egy kezdő kisebb vállalkozó a legtöbb esetben egyéni vállalkozóként is tud tevékenykedni, amíg bevételei és kiadásai stabillá és kiszámíthatóvá válnak. Ez leginkább az adott tevékenységtől és a leendő partnerektől függ. (pl. Katás adózóként nem lehet cég az ügyfeled, csak magánszemély.)
• Ha bizonytalan vagy abban, hogy szükséges-e céget alapítanod, kérd ki olyan szakember segítségét, aki a cégalapítás technikai információin és a felelősségi kérdéseken túl, az adózásban is tud segíteni.  A KATA adónemen kívül ugyanis létezik még másik, kedvezményes adózási forma, amely lehet, hogy számodra jobban megéri.
• Az egyes cégformák és adónemek lehetőséget biztosítanak arra, hogy egyedi igények alapján alakíthasd ki a legoptimálisabb vállalkozási formát és adózást. Már a kezdetek kezdetén rengeteg pénzt spórolhatsz meg egy átgondolt döntés meghozatalával (pl. a vállalkozásodhoz és a terveidhez legjobban passzoló adózási mód megválasztásával).
• Az adózáson kívül a másik fontos, tisztázandó kérdés a tulajdonosok, illetve képviselők (pl. ügyvezető) felelőssége. Az egyéni vállalkozó teljes magánvagyonával felel a vállalkozás tartozásaiért, egy cég esetében azonban ennél összetettebb a kérdés.
• Sok esetben jó megoldás lehet egy cég megvásárlása Ha emellett döntesz, nagyon fontos a vállalkozás korábbi könyvelési anyagait és szerződéseit áttanulmányozni szakember segítségével (átvilágítás), ahogy az előzőekben is említettem. Erről írni fogok még részletesebben a 11. fejezetben.

Inkább menj biztosra, mert spórolsz is vele!

Ha főállású vállalkozó leszel, akkor az első perctől fogva komoly kiadásokkal (adókkal, járulékokkal) kell számolnod, a bevételtől függetlenül. Ha nincs főállásod, akkor a vállalkozásod automatikusan (és kötelezően) főállássá válik és fizetned kell minimum a minimálbér utáni járulékokat és adókat, még akkor is, ha nincs elég bevételed és nincs miből fizetést adnod magadnak.

Tehát inkább a meglévő munkád mellett, másodállásban kezdj bele a vállalkozásba, és csak a bevételek stabilizálódása után mondj fel a munkahelyeden.

…

…

Mire érdemes odafigyelned szerződéskötéskor?

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy túlságosan megbíznak az üzleti partnerükben és könnyelműen, akár (alapos) elolvasás nélkül aláírják az eléjük rakott szerződést. Addig nem is szokott gond lenni, ameddig nem alakul ki vita közöttük, de ha mégis, akkor viszont mindenki ragaszkodni fog a szerződésben írt feltételekhez.

Nagyon fontos, hogy ne írj alá semmilyen okiratot addig, amíg el nem olvastad és meg nem értetted minden részletét megfelelően.

1. Mi válik a szerződés részévé? – Nem csak a szerződés szövege!

Amikor aláírunk egy szerződést, akkor ezt a legtöbben abban a tudatban tesszük meg, hogy az abban foglaltak képezik a teljes megállapodást a felek között. A helyzet ennél viszont jóval összetettebb, mivel a konkrétan leírtakon kívül a szerződés részévé válhatnak még az alábbiak:

• a jogszabályi rendelkezések, mint kiegészítő szabályok, ha nem tértek el tőlük a felek a szerződésben és az eltérés megengedett volt
• a felek közötti üzleti szokás vagy kialakult gyakorlat (pl. az építőiparban a vállalkozó a megrendelő részére rendszeresen egy egyébként nem kötelező szabvány szerint végzi a kivitelezést, a mezőgazdasági ágazatban pedig az öntözés, növényvédelem szokásai is a szerződés részévé válhatnak)
• az adott üzletágban elterjedt szokás (pl. INCOTERMS, mint a nemzetközi kereskedelmi szokások, gyakorlatok összefoglalója)
• korábbi nyilatkozatok, megállapodások, tárgyalások során rögzített feltételek, kivéve, ha teljességi záradék szerepel a szerződésben (azaz, kitérnek arra, hogy ez a szerződés minden más korábbi megállapodás és szerződés helyébe lép)

Milyen módon válhat a szerződés részévé az üzleti szokás vagy gyakorlat?

Hogy jobban megértsd, lássunk erre egy megtörtént esetet.

Esettanulmány:

Igen érdekes eset volt egy olaszországi pizzás dobozokat gyártó cég és egy németországi pizzéria közötti peres eljárás²³. A pizzéria rendszeresen rendelt nagyobb tételben dobozokat a gyártótól. A szerződésben a teljesítés helyét nem rögzítették. A fuvarozó cég már 1-2 alkalommal szállított le sérülten dobozokat, ekkor a gyártó megtérítette a kárt.

Egy alkalommal 90 raklappal rendelt a pizzéria és a szállítmány jelentős része megsérült útközben. Ezt a tételt viszont nem akarta megtéríteni részére a gyártó, mert valószínűleg időközben rájött, hogy nem köteles rá. A következő szállítmány ellenértékét nem fizette ki a pizzéria tulajdonosa azzal érvelve, hogy nem fizetett neki kártérítést az előző szállítmányért a gyártó. Hivatkozott arra, hogy a teljesítés helye a kézbesítési cím volt a felek között kialakult szokás alapján és a kárveszély is a kézbesítéssel szállt át a pizzériára, addig pedig a gyártó a felelős.

A bíróság végül kimondta, hogy 1-2 alkalom még nem minősül olyan szokásnak, ami a szerződés részévé válik. Viszont 4-5 vagy annál több alkalom már minősülhet olyan szokásnak és hallgatólagosan elfogadott feltételnek, amely a szerződés részévé válik írásba foglalás nélkül is.

2. A szerződés fontos elemei:

Van néhány fontos eleme a szerződésnek, amelyet érdemes megkeresni, áttanulmányozni vagy ha hiányzik a szerződéstervezetből, akkor kiegészíteni. Ezekből összegyűjtöttem neked néhányat:

1. A szerződő felek

Nem mindegy, hogy kivel kötsz szerződést és hogy pontosan ki is szerepel a szerződésben szerződő félként.

Nézz utána a jövendőbeli üzleti partnerednek²⁴. Már említettem, hogy ha cégről van szó, akkor az e-cegjegyzek.hu oldalon ingyenesen tudsz lekérni cégkivonatot, ahol láthatod, ha esetleg végrehajtás indult a céggel szemben, esetleg csőd-, felszámolási-, vagy végelszámolási eljárás van folyamatban. Láthatod a tulajdonosokat és a vezetőket is, így meg tudsz győződni róla, hogy az, aki aláírja a szerződést, tényleg jogosult-e az aláírásra.  Az egyéni vállalkozók nyilvántartását pedig a https://www.nyilvantarto.hu/evny-lekerdezo/ címen érheted el, ahol láthatod, hogy létező és működő egyéni vállalkozásról van-e szó vagy esetleg szünetelő státuszban van.

Ez azért fontos kérdés, mert ha nem az írta alá, aki arra jogosult lett volna, akkor az akár létre nem jött szerződésnek is minősülhet és a számodra előnyös feltételekben való megállapodást neked kell majd bizonyítanod a bíróságon, ha arra kerül a sor.

Érdemes lehet még lekérni a szintén ingyenes e-beszamolo.im.gov.hu oldalon a leendő üzleti partnered korábbi beszámolóját (mérlegadatait és eredménykimutatását), amelyben megtalálhatod az előző évek árbevételét és a cég nyereségét is, hogy lásd, vajon mennyire fizetőképes a vállalkozás.

2. A szerződés tárgya

Meg kell határozni azt, hogy milyen áru vagy szolgáltatás a szerződés tárgya.

Minél részletesebben érdemes meghatározni, hogy mit is várunk a másik féltől, illetve mit vállalunk. Az általánosan körülírt dolgok utólagos értelmezése félresikerülhet. Pontos termékleírás és mennyiség meghatározás esetén viszont nagyobb eséllyel lehet követelni annak a teljesítését, amire szerződést kötöttél.

3. A teljesítés módja

A teljesítés lehet egyszeri vagy folyamatos.

Például, ha készítesz valakinek egy weboldalt, az egyszeri munka. Ha leszerződtök a folyamatos karbantartásra és havonta számlázol majd neki (és ilyen pl. a könyvelő munkája is), akkor már folyamatos teljesítésről beszélünk. A havi számlán is ennek megfelelően kell majd beállítani a dátumokat (folyamatos teljesítés esetén a teljesítés ideje meg kell, hogy egyezzen a fizetési határidővel, pl. +8 nap ez is).

4. Teljesítési határidő, fizetési határidő

Lényeges szempont, hogy mikor kell teljesíteni, hiszen késedelem esetén kára keletkezhet a másik félnek, amelyet meg kell téríteni.

Néhány esetben késedelmi kötbért is tartalmaznak a szerződések, amely szintén határidőhöz kapcsolt kötelezettség. Javaslom, hogy alaposan gondold át a nemteljesítés és a késedelmes teljesítés szankcióit is – mindkét nézőpontból.

5. Alvállalkozó bevonása

Az alvállalkozóért az felel, aki bevonta a projektbe és a szerződés teljesítésébe.

Néha érdemes lehet kizárni vagy korlátozni ennek lehetőségét, akár olyan módon, hogy csak a megbízó hozzájárulásával történhessen ez meg.

6. Jogvita esetén kihez közelebbi bíróságre kell mennetek (és melyik országba)

Senki sem szeretne a lakóhelyétől akár több száz kilométerre levő vagy esetleg más országban található bíróságra járni egy jogvita esetén, így erre a kikötésre is oda kell figyelni. Az is fontos, hogy az alkalmazandó jog (melyik országé) neked kedvező legyen, hiszen óriási terhet jelenthet egy másik ország jogrendszerének alkalmazása a szerződésre. Az ügyvédnek is idegen nyelven kellene dolgoznia vagy akár a magyar ügyvéded lehet, hogy el sem járhatna az ottani jogi szakvizsga és eljárási jogosultság hiánya miatt, ezt a pénztárcád nagyon megérezné. Ha lehet, ragaszkodj a saját országod jogrendjének alkalmazásához és a hozzád közel eső bírósághoz.

7. Titoktartási kötelezettség

Biztosan nem szeretnéd, ha az általad kemény munkával kidolgozott terméket, technológiát vagy üzleti folyamatokat a másik fél ellopná. Gondolj erre és ennek megfelelően dolgozd ki a szerződés feltételeit.

Ha fontosnak tartod, köthettek külön titoktartási szerződést is, mielőtt megosztod az üzleti titkot jelentő részleteket a tárgyalópartnereddel.

8. Teljességi záradék

Ha nem akarod, hogy meglepetés érjen, akkor érdemes rögzíteni azt is, hogy a szerződésetek a teljes megállapodásotokat tartalmazza és nem válik más a szerződés részévé, például a közöttetek korábban kialakult üzleti szokás vagy a tárgyalások során kikötött feltétel (amelyről már lehet, hogy meg is feledkeztetek).

…

…

Magánvagyon vs. céges vagyon, avagy házipénztár problémák

Még a nem kezdő vállalkozók is gyakran beleesnek abba a hibába, hogy a vállalkozás pénzét sajátjukként kezelik. A cégedből akkor tudsz jogszerűen kivenni pénzt, ha leadózod – a választott adózási módnak megfelelően. Hiába fizetnek az ügyfeleid készpénzben, ez az összeg attól még nem lesz automatikusan és teljes egészében a te magánvagyonod, így magáncélra sem költheted el.

A készpénzes bevételnek a vállalkozás házipénztárába kell kerülnie – amennyiben kettős könyvvitelt folytató vállalkozásként működsz, azaz, pl. ha kft.-d van, akkor mindenképpen.

Katás egyéni vállalkozóként például csak bevételi nyilvántartást kell vezetned, ami hasonló a házipénztár nyilvántartásához, viszont nem tartalmazza a kiadási oldalt. Adót fizetned ebben az esetben is kell.

A legnagyobb probléma akkor szokott bekövetkezni, ha elmarad a házipénztár vezetése és csak év végén derül ki, hogy egy szabad szemmel is jól látható összegnek kellene lennie készpénzben a vállalkozásod házipénztárában, viszont ténylegesen nincs ott egy árva forint sem.

A könyvelőd számlák, bizonylatok alapján dolgozik. Ő nem vesz részt a vállalkozásod napi működésében és nem fogja vezetni helyetted a házipénztár nyilvántartást sem. Neked kell átgondolnod, hogy mikor mit és mire költesz és azt hogyan adminisztrálod le jogszerűen. A könyvelő vagy az ügyvéd tud neked tanácsot adni, viszont helyetted nem fogja megoldani a problémát.

Milyen tipikus házipénztár problémák merülhetnek fel?

1. Túl magas összeg van a házipénztárban a könyvelés szerint      

Ez akkor fordulhat elő, ha például elköltötted a vállalkozás készpénzét a saját céljaidra. Ez azt eredményezi, hogy a házipénztárban nincs meg a könyvelés szerinti összeg, mivel a saját vásárlásaidról nincs számla (mert azok amúgy sem lennének elszámolhatóak a cégben).

Az is növeli a lyukat a házipénztárban, ha az üzleti partnereidet számla nélkül fizeted ki (készpénzben) vagy esetleg az alkalmazottaidnak „nem hivatalos bérkiegészítést” adsz és ezt szintén a vállalkozás pénztárából fizeted ki. Mivel erről sem lesz bizonylat, számla, így papíron a pénz a házipénztárban marad.

1. Hiány van a pénztárban    

Akkor lehet negatív a házipénztár egyenlege, ha többet költöttél készpénzben, mint amennyi a könyvelés szerint papíron szerepelt a nyilvántartásaidban. Tehát tulajdonképpen a saját pénzedből költöttél a vállalkozásod érdekében, amelyről számlát kérsz.

Ezt a könyvelő úgy tudja orvosolni, hogy „tagi kölcsönt” könyvel bevételként annak érdekében, hogy ne legyen negatív a házipénztár, hiszen ilyen eset jogszerűen nem fordulhat elő, hogy a semmiből költesz.

Ezzel az összeggel gyakorlatilag a céged tartozni fog neked, amely egy következő csapda lehet, hiszen, ha az adóhivatal ennek utánanéz, akkor tudnod kell igazolni a magánvagyonodból, hogy honnan volt neked annyi készpénzed akkor.

Azért fontos a házipénztáradat és a vállalkozásod készpénz állományát megfelelően és precízen  vezetned, mert a NAV bármikor ellenőrizheti annak egyenlegét, és ekkor be kell tudnod mutatni az egyenleg szerinti készpénz meglétét. Ha már belefutottál a fenti problémákba, akkor is van megoldás, viszont ne halogasd a cselekvést, keresd fel a könyvelődet vagy az ügyvédedet , aki segíteni tud annak helyrerakásában.

Íme néhány ötlet, amivel csökkenthető a házipénztár egyenlege:

• készpénzben fizeted ki a munkabéreket
• készpénzben fizeted ki az osztalékot magadnak
• készpénzben fizetsz az üzleti partnerednek (vigyáznod kell a havi korlátra, nehogy bírság legyen a vége!)
• kölcsönt veszel fel készpénzben a vállalkozásodtól, erről szerződést kötsz a cégeddel és minél hamarabb visszafizeted (ekkor kamatot is kell fizetned)
• ha van a vállalkozásodnak nyújtott tagi kölcsönöd, akkor azt készpénzben is visszafizetheted
• készpénzért vásárolsz a vállalkozásod nevére és számlát kérsz róla

Ha már belefutottál abba, hogy gondjaid vannak a házipénztárral, akkor igyekezned kell minél előbb megoldási stratégiát kidolgozni rá és helyrehozni azt, ami félrecsúszott.

Azt javaslom, hogy rendszeresen kérj tájékoztatást a könyvelődtől, hogy a könyvelés szerint milyen összeg szerepel a házipénztáradban és vesd össze az általad nyilvántartott, tényleges pénzkészlettel. Ha a két összeg megegyezik egy adott napra nézve, akkor büszke lehetsz magadra, mert precízen odafigyelsz a vállalkozásod készpénz-állományára. Amennyiben eltérés mutatkozik, keresd meg az okát és ne hagyd, hogy nagy különbség alakuljon ki, mert minél nagyobb az eltérés, annál nehezebb azt helyre hozni.

Léteznek számviteli szabályzatok, amelyeket a saját vállalkozásodra szabva kell elkészíteni és azok szerint működtetni azt. Ilyen többek között a pénzkezelési szabályzat is. Ezeknek a szabályzatoknak az elkészítésében a könyvelőd vagy az ügyvéded tud segítséget nyújtani. Fontos, hogy ne mulaszd el ezeknek az elkészítését, mivel később sokkal nehezebb lesz egy ellenőrzés során pánikolva összerakni annak érdekében, hogy elkerüld a bírságot.

Összegyűjtöttem 30 tippet arról, hogy miként előzheted meg azt, hogy megbírságolják a vállalkozásodat. Töltsd le a többi hasznos tudásanyaggal és iratmintával együtt a könyvben található kuponkód segítségével, ingyenesen. A linket a QR kód segítségével érheted el mobileszközzel vagy begépelve böngésző címsorába!

….

….

Ha nem, vagy késve fizetnek

A kintlévőségek behajtása

Kintlévőségnek nevezzük a be nem szedett tartozást, például az eladott áru még meg nem fizetett ellenértékét, tehát azt a követelést, amivel tartoznak neked. A legfontosabb első lépések a megelőzés és a felkészülés.

Ezt úgy érheted el, hogy az üzletkötés folyamatát folyamatosan adminisztrálod. Az ajánlatot írásban érdemes tenni, ha elfogadják, akkor azt is bizonyítható módon írásban kell rögzíteni. Egy vitás ügyben minél több írásos bizonyítékot tudsz összegyűjteni, annál előnyösebb helyzetbe fogsz kerülni. A legjobb, ha szerződést kötsz minden ügyfeleddel vagy internetes megrendelés esetén ÁSZF-et alkalmazol, ami részletesen kitér a nemfizetés eseteire is.

1. A számla kiküldése:

A számlát mindig bizonyítható módon küldd ki. A legjobb, ha ajánlott, tértivevényes levélben küldöd meg az ügyfelednek. Amíg működik az e-mail-es kapcsolattartás és az elektronikusan megküldött számlákat fizetik az ügyfelek, addig nincs gond. Ha viszont azt tapasztalod, hogy valaki a már több, mint egy hete lejárt számlát még mindig nem fizette ki, akkor mindenképpen küldd ki a számlát neki tértivevénnyel. Ha nem vette át, akkor küldd ki az ügyvezető lakcímére is. Ha azt sem vette át senki, akkor kezdj el gyanakodni.

2. A számlázás gyakorisága:

Annak érdekében, hogy biztonságban legyél, minél gyakoribb számlázási periódusban állapodj meg az ügyfeleiddel.

Az egyik gyártással foglalkozó ügyfelemnél az történt sajnos, hogy egy nagy projekthez folyamatosan rendeltek tőlük árut, utólagos fizetéssel. Jó pár hónapig rendesen fizettek és egyre nagyobb tételben rendeltek. Nem gyanakodott, mert jól működött közöttük az üzlet. Végül az utolsó néhány számlát, több tízmillió forint értékben, már nem fizették ki.

3. Az előleg hasznos dolog:

A kellemetlen helyzetek elkerülése és a megelőzés érdekében nyugodtan kérj legalább 50 % előleget vagy annyit, amennyi az anyagköltséget fedezi. Így „csak” a munkadíjadat bukhatod el.

Javaslom, hogy állapodj meg akár heti elszámolásban, minél rövidebb fizetési határidővel, így folyamatosan nyomon tudod követni a pénz beérkezését és csökkentetni tudod a kockázatodat.

4. Ha nem fizet időben:

A legnagyobb odafigyelés mellett is fordul elő olyan helyzet, hogy nem fizet valamelyik ügyfeled. Gyakran hatásos, ha telefonon vagy személyesen egyeztetést kezdeményezel a másik féllel. Nyugodtnak és tárgyilagosnak kell maradnod és fel kell térképezned, hogy mi lehet az oka a nemfizetésnek. A személyes egyeztetések sokszor célravezetőek, de persze ekkor sem szabad elmaradni a megbeszéltek adminisztrációjának.

Ha ki tudtad deríteni, akkor megállapodhattok egy átütemezett fizetési konstrukcióban, részletfizetésben vagy fizetési halasztásban.

5. A kockázatok csökkentése:

Ez csapda is lehet, hiszen, ha továbbra is dolgozol neki és nem fizet, akkor még nagyobb lesz a kintlévőséged és a rizikód. Kérhetsz tőle fedezetet vagy további biztosítékot, például ingatlant, gépjárművet vagy kezesi biztosítékot, amivel csökkentheted a kockázataidat. Biztosíték lehet, ha a szerződés szerint a nemfizetés esetén felfüggesztheted a munkavégzést, vagy csak előre fizetés esetén vagy köteles kiszolgálni őt.

Ezeket mind-mind írásos megállapodásba kell foglalni! A dokumentumnak fontos alaki és tartalmi követelményei vannak, amelynek elmaradása miatt akár érvénytelen is lehet egy ilyen szerződés, így javaslom, hogy ügyvéd segítségével írjátok meg.

6. Ha hitegetni kezd:

Sok esetben tapasztaljuk kollégáimmal, hogy hitegetni kezdi az ügyfelünket a másik fél és húzza az időt, kihasználva a „károsult” jóindulatát. Az üzlet nem a barátságról és az empátiáról szól.

Ne hagyd magad érzelmileg zsarolni!

Biztosan vannak kellemetlen élethelyzetek, de másnak a problémáját nem kell magadra vállalnod. Akár a vállalkozásod csődjét is jelentheti, ha nem hozod meg időben a megfelelő döntéseket, ezt soha ne felejtsd el!

Amikor a beszélgetések és a levelezések nem vezetnek eredményre, akkor minél előbb érdemes behajtási ügyekben jártas szakemberhez (ügyvédhez) fordulni.

7. Ha máshogy nem megy:

A követelések behajtására többféle lehetőség van.

…

7. fejezet

…

Szervezett működés

„A szervezettség nem a tökéletességről szól, hanem a hatékonyságról, a stressz és a rendetlenség csökkentéséről, az idő- és pénzmegtakarításról, valamint az általános életminőség javításáról.”

― Christina Scalise ³⁴

Arról fog szólni a fejezet, hogy:

• nem lehet mindent fejben tartani, ráadásul nem hasznos, ha a kollegák máshogy emlékeznek rá
• a munkafolyamatokat ne csak rutinból csináljátok, hanem gondolátok át és írjátok le, mert érdekes dolgok derülhetnek ki
• ha mindennek meg van a helye, akkor egy csomó időt és stresszt megspórolsz vele és sokkal hatékonyabbá válik a cég

Írj le mindent!

„A szó elszáll, az írás megmarad”

A mai világban az adminisztráció elkerülhetetlen. Minden sikeres vállalkozás nagy gondot fordít arra, hogy ne vesszenek el és ne torzuljanak a fontos információk.

Coach-ok, trénerek szoktak játszani egy olyan játékot, amikor az első sorban az első széken ülő résztvevő fülébe súg a játék vezetője egy összetett mondatot, amit neki változatlan tartalommal kell tovább súgnia a mellette ülő fülébe, neki pedig a következő fülébe, és így tovább. Miután a sor túlsó végén ülőhöz ér a tartalom, addigra legalább 10 résztvevőn fog keresztülmenni. A játék végén általában nagy nevetés szokott lenni, mert az összetett mondat körülbelül a felére rövidül és a jelentéstartalom még csak köszönőviszonyban sincs az eredetileg elindított mondat tartalmával.

Így működik ez egy szervezetlen vállalkozásnál is. A menetközben elfelejtett vagy rosszul megjegyzett információk átadása komoly károkat okozhat a cégen belül.

Jogászként sokszor sarkosan látom a világot és néha túlzott adminisztrációs fegyelem jellemez, ami akár akadékoskodásnak is tűnhet egy ahhoz hozzá nem szokott ember számára. A mi szakmánkban a szavaknak, a jelentéstartalomnak súlya van, mint ahogy a pontosságnak is. Mi, jogászok, sokszor csak akkor találkozunk az ügyekkel, amikor már valami elromlott, így látjuk azt is, hogy mi miatt ment félre valami.

Összeszedtem néhány fontosabb dolgot arról, hogy mivel javíthatsz az adminisztrációs folyamataidon:

1. Jegyzőkönyv, emlékeztető

Készíts jegyzetet, jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt a munkatársaiddal, üzleti partnereiddel folytatott egyeztetésekről, főleg akkor, ha döntéseket is hoztatok a megbeszélés során. Ne felejts el az elvégzendő feladatokhoz felelős személyt és az elvégzéshez határidőt társítani. Egy ilyen dokumentum jó vázlat lehet egy részletesebb írásbeli megállapodás elkészítéséhez, de segíti a félreértések elkerülését és a számonkérhetőséget is.

2. Céges naptár

Vezetőként nem kell minden pillanatodat és tevékenységedet megosztanod a munkatársaiddal, viszont sokat segít, ha tudják, hogy mikor számíthatnak rád, és mikor vagy elérhető. Léteznek online megoldások erre, ahol központi, céges naptárat tudtok kialakítani, akár egy Google Naptár alkalmazás használatával.

Hozzáférési szinttől függően tudjátok beállítani, hogy ki mit láthat. Ide lehet adminisztrálni a tárgyalóhelyiség foglaltságát, a vezető távollétét, a belső megbeszéléséket, üzleti tárgyalásokat vagy egyéb programokat is. A programokhoz rövid jegyzeteket, megjegyzéseket vagy linkeket is lehet társítani.

3. Folyamatok leírása

A belső folyamatok szabályozottsága elengedhetetlen, ha már nem egyedül dolgozol a vállalkozásban.

Érdemes a folyamatokat darabokra szedni, valamint megnézni, hogy van-e olyan folyamat, amit többen is elvégeznek feleslegesen. Vannak több tíz fővel működő, több százmilliós árbevételű cégek is, akik csak évekkel később jöttek rá, hogy ugyanazt az adminisztrációt 2-3 munkatárs is el kellett végezze a saját munkájához, pedig elegendő lett volna csak egyszer megtenni és egy központi rendszerben elérhetővé tenni. Gondolj bele, mennyi felesleges bérköltséggel és hibafaktorral járt ez mindaddig, amíg nem vették észre.

Ha felmérted a folyamatokat, akkor mintegy know-howként készíthetsz belső eljárásrendeket, szabályzatokat. Ezek fogják megteremteni a rendet, a felelősséget és a számonkérhetőséget. Anélkül nehéz elvárásokat támasztani, hogy előtte nem mondod meg, hogy melyek a betartandó szabályok.

Mindennek legyen meg a helye

„Minden perccel, amit rendszerezéssel töltesz, egy órát nyersz.” – névtelen

Nem mindenki rendszerető és a napi munka sűrű forgatagában nem is mindig ez a fő szempont, hanem inkább az, hogy menjen az üzlet.

Viszont, ha belegondolsz abba, hogy néha mennyi időd elmegy a keresgéléssel, amikor nem találsz meg egy iratot, egy ügyfél nevét vagy e-mail címét, amire szükséged lenne, akkor lehet, hogy belátod, hogy mennyire jól jön, ha következetesen és rendszerezetten végzed a napi munkádat.

1. Iratok, számlák

Egyes vállalkozók rohamszerűen próbálnak felülkerekedni a papírhalmazon, ami az asztalukon hever, mert már nem fér el más a kupac tetején, de pár hét múlva ugyanúgy néz ki minden, és megint nem találnak meg semmit, azok közül, ami éppen hiányzik.

Itt is rendszerben kell gondolkodni. Nem csak a fizikai iratok iktatása és rendszerezése, hanem a digitális tartalmak elmentése és rendszerezése is lényeges. A fizikai iratoknak készíthetsz tematizált mappákat felcímkézve, hogy rögtön tudd, hogy hová kell nyúlnod, ha keresel valamit.

A fájlok tárolása ugyancsak szokott fejtörést okozni. Egy jól átgondolt mappastruktúra és a fájlnevek szisztematikus elnevezése, az egyes verziók elkülönítése a fájl elnevezésében akár dátummal vagy verziószámmal megjelölve nagy segítséget jelenthet.

TIPP:

Ne feledkezz el a biztonsági mentésről sem, mert óriási károkat okozhat egy csőtörés, beázás vagy villámlás okozta zárlat és ha vissza is tudod szerezni az adataidat, akkor is rengeteg pénzbe és idegeskedésbe fog kerülni.

2. Ügyfelek, elérhetőségek

Kezdetben még nem muszáj ügyviteli programot használni, de ahogy nő az ügyfélkör egy CRM (customer relationship management) ügyfélkapcsolat-kezelő szoftver alkalmazása nélkülözhetetlen lesz.

3. Raktárkészlet

Ugyanez igaz a készletgazdálkodásra is. A kisebb raktárkészlet még követhető akár egy Excel táblában, de egy idő után el fog uralkodni a káosz a vállalkozásodban és azt sem fogod tudni, hogy mi és hol van a saját raktáradban, eladatlanul. Nem beszélve arról, hogy egy NAV ellenőrzés során, ha a tényleges leltár szerint nincs meg a papíron készleten levő termék, akkor eltitkolt bevételt feltételezhet a hatóság és bírságra is számíthatsz.

Egy profin működő vállalkozás minden pillanatban tisztában van a termelése fő számaival, hiszen ez alapján lehet megalapozott üzleti döntéseket hozni. Adminisztráció nélkül ez nem működik. Légy te az első a versenytársaid közül, aki a kezébe veszi az irányítást! Egy bizonyos vállalkozásméret felett már érdemes körülnézned a vállalatirányítási rendszerek között, amelyekben egy helyen lehet adminisztrálni, kezelni és nyomon követni az összes fontos üzleti folyamatot és az adatbevitel gyorsaságától függően valós időben lehet kimutatásokra szert tenni.

…

…

A törvény tiltja az üzleti titok és a know-how jóhiszeműség és tisztesség elvét sértő módon való megszerzését, hasznosítását, mással való közlését, illetve nyilvánosságra hozatalát, abban az esetben, ha a jogosult nem járult hozzá. Más vállalkozásának üzleti titkát tehát nem hozhatja senki sem nyilvánosságra és nem élhet vissza azzal, mert ezzel jogsértést követ el.

Esettanulmány:

A Coca-Cola és Kína

A Coca Cola üzleti titkainak ellopása

A Coca Cola egykori alkalmazottját Dr. Xiaorong You kémikust 2019-ben letartóztatták és 2021-ben pedig az ellene lefolytatott büntetőeljárás eredményeként 14 év börtönre ítélték, mivel a cég üzleti titkairól fotókat készített és lementette egy külső tárhelyre kikerülve a Coca Cola biztonsági rendszerét.

A felmondását követően az Eastman Chemical Company-nál helyezkedett el, ahol ugyancsak bizalmas üzleti információkat töltött fel egy Google Drive tárhelyre. Az üzleti titok tárgya a BPA-mentes üdítősdoboz-bevonat⁴¹ volt, amelynek kifejlesztése 120 millió dollárba került. Az üzleti titok megszerzésével Dr. Xiaorong saját céget kívánt létrehozni Kínában, amely BPA-mentes bevonat készítéssel foglalkozik, továbbá tervei között szerepelt, hogy a kínai államot is támogassa ezzel az innovációval.

Mit tehetsz, hogy megvédd az üzleti titkaidat?

• Válogasd meg, hogy kivel dolgozol együtt és azt, hogy kivel milyen információt osztasz meg, legyen az a munkavállalód, üzleti partnered, családtagod, baráti köröd vagy más személy A QR kóddal elérhető weboldalon találsz egy a könyv végén megadott kuponkóddal ingyenesen letölthető titoktartási nyilatkozat mintát⁴²
• Használj biztonsági szoftvereket (pl. vírusölő, tűzfal), találj ki erős jelszavakat, vezess be biztonságos folyamatokat, készíts szabályzatokat
• Védekezz az adatvesztéssel szemben és használj biztonsági mentést
• Használj jelszóval védett képernyőkímélőt és jelentkezz ki, ha nem vagy a géped előtt
• Légy körültekintő az ismeretlen weboldalakkal, e-mailekkel, óvakodj az adathalászat csapdájától, ne használj nyílt wifi hálózatot, használj olyan szoftvert, ami figyelmeztet, ha kockázatos weboldalra kerülsz
• Alkalmazz megfigyelő rendszereket (kamera, mozgásérzékelő, riasztórendszer, beléptető rendszer)
• Használj értékmegőrző széfet
• Rendszeresen ellenőrizd az üzleti titkok védelmét a vállalkozásodon belül és oktasd a munkatársaidat is róla, vértezd fel magad a megfelelő titoktartási nyilatkozatokkal és megállapodásokkal

…